Double check và Random check,đây là hai kỹ thuật khá hay để giảm thiểu sản phẩm lỗi hay các sự cố không mong muốn.
Tôi vừa ngồi cafe cùng một người em ở chân công trường, đang cafe thì cậu ấy nhận một cuộc điện thoại tới, rồi đỏ mặt tía tai, la ỏm tỏi lên. Ngắt điện thoại, tôi hỏi cậu ấy sao thế? Cậu ấy bảo grouting móng thiết bị M600, mà mấy ông giám sát của em nhầm kiểu gì thành M400, giờ test fail, chủ đầu tư cho đập ra hết anh ạ, có mà điên không.
Câu chuyện trên có lẽ là chuyện xảy ra nhiều như cơm bữa của hầu hết các bạn quản lý. Không nhầm cũng lộn, không lộn thì cũng lẫn, chửi la, ỏm tỏi, rồi đổ thừa, điên lên cho nghỉ việc… Và mặc nhiên, không ai chịu nhận lỗi về mình, đặc biệt ông cấp trên càng không, và ổng luôn có bằng chứng rành rành là “Tao đã nói mày như thế”, hoặc “tin nhắn tao còn đây…”.
Tôi đã từng đi làm thuê, gắn bó gần 10 năm với công trường, đã từng kinh qua những ông Sếp, ổng giao việc rất chung chung, chẳng căn dặn gì, nhiều lúc chắc ổng còn chưa nghĩ ra nên làm thế nào cho đúng… Nhưng đến khi có chuyện là triệu tập anh em lại, chửi như tát nước, cả đám dày nhây mặt ra đó, gồng cho hết cuộc họp rồi rủ nhau ra quán nói xấu sau lưng ổng – Thế là huề cả làng.
Trong khi trước đó, tôi được làm việc cùng tổng thầu Technip (Pháp), thực sự từ cả trăm năm trước, họ đã chuẩn hóa mọi thứ, chuẩn tới mức có muốn làm sai cũng chẳng được.Nay tôi chia sẻ đến các bạn 2 công cụ mà họ gần như áp dụng trong mọi việc. Tư duy của họ là dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị hơn là dành thời gian để khắc phục lỗi, chậm lúc đầu nhưng siêu nhanh lúc sau, tư duy này là khác hoàn toàn với hầu hết các nhà thầu VN mình.
Double check là kỹ thuật luôn có bước kiểm tra, một quy trình, bản vẽ được viết ra đều có người viết, người soát xét, người phê duyệt. Chưa hết, rất nhiều trường hợp cần áp dụng phân tích JSA (phân tích rủi ro)… Họ làm việc này rất cẩn trọng và nghiêm túc, không kiểu người này tin vào người kia rồi cứ đặt bút ký cho xong.
Mỗi khi giao việc, họ luôn có bước đào tạo, hướng dẫn, đặc biệt là dặn dò những điểm cần lưu ý (hơn nhau của chất lượng giao việc là kê ra được các điểm cần lưu ý các bạn à). Nhiệm vụ lớn như cẩu kéo nặng, lắp đặt thiết bị phức tạp thì lên phòng họp. Nhiệm vụ nhỏ thì có 15 phút Tool-Box mỗi sáng. Sẽ rất may mắn cho bạn nào đang ở vị trí quản lý mà đã từng kinh qua các dự án có áp dụng Toolbox kỹ lưỡng.
Quay lại câu chuyện của cậu bạn ở trên, nếu các bạn giao việc kiểu: “Alo, sáng nay cho đổ grouting cho các bệ móng máy nén nhé, M600 nha”. Cậu phụ trách nghe xong, okey anh! Nhưng chẳng may vừa thả điện thoại xuống thì có một bạn giám sát an toàn của chủ đầu tư đi đến, nhắc bạn một loạt việc. Đến khi cho anh em lấy grouting thì lớ ngớ nhớ mấy cái móng máy hôm qua đổ M400, thế là nó ra 400 liền. Nếu cậu bạn giao việc bằng một tinh thần Double check thì “Alo, sáng nay cho đổ grouting cho các bệ móng máy nén nhé, M600, lưu ý là M600 chứ không phải là M400 như hôm qua đâu! Em nói Nam kiểm tra lại bản vẽ rồi báo lại anh”. Nếu kỹ hơn bước nữa, cậu ấy nên gọi cho Mr.Nam “Nam à, sáng nay đổ grouting mấy cái móng máy nén khá quan trọng, em kiểm tra lại kỹ bản vẽ và chỗ cấp vật tư M600 nhé”.
Tất cả những việc trên, Technip họ chuẩn hoá thành dạng ITP (Inspection & Testing Plan), rất rõ ràng và gần như không thể nhầm vào đâu được. Việc gì, mức độ quan trọng tới đâu, cần kiểm tra chéo bao nhiêu bước, phương pháp kiểm tra là gì, ai là người chịu trách nhiệm kiểm tra…Họ nhất quán tư duy là sự cố xảy ra là do 80% từ năng lực quản lý, giao việc, kiểm soát… tức là từ năng lực mấy ông quản lý (In-direct) chứ không phải do mấy bạn trực tiếp thực hiện công việc.
Mình góp ý với cậu bạn, em còn chửi mấy bạn là em sẽ còn điên máu, chửi hoài, người tổn thọ là em chứ không phải các bạn ấy đâu. Cách hay nhất là em thử áp dụng cách các bạn Technip làm, anh tin là sẽ giúp em được ít nhiều.
Thanks.
P/s: Bài lỡ hơi dài nên hôm sau mình sẽ viết về Random check nhé các bạn, Random check là cả một nghệ thuật lấy mẫu, giúp ít tốn nguồn lực kiểm tra hơn nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng kiểm tra.